En 2025, les réunions en ligne, devenues omniprésentes depuis la pandémie, ne font toujours pas l’unanimité. Si certains les voient comme une nécessité, beaucoup les vivent comme une corvée chronophage, source de fatigue et de distraction. Face à cette lassitude généralisée, une solution inattendue émerge : déléguer sa présence à une IA. Des milliers de travailleurs envoient désormais un agent conversationnel (un « bot preneur de notes ») assister à leur place. L’ère du ghost attendee (littéralement participant fantôme) est là, et elle bouscule profondément les normes du travail collaboratif.Contexte
Des agents conversationnels dopés à l’intelligence artificielle se connectent donc désormais à Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, écoutent les échanges, transcrivent tout, résument les décisions et envoient un rapport synthétique à leur utilisateur. Une délégation numérique qui soulève autant d’enthousiasme que de controverses. Assistons-nous à une simple évolution technologique, ou à une rébellion silencieuse contre une culture managériale à bout de souffle ?
« Je veux parler aux gens »
Clifton Sellers a assisté le mois dernier à une réunion Zoom où les robots étaient plus nombreux que les humains. Il a compté six personnes à l'appel, y compris lui-même, a raconté Sellers dans une interview avec le Washington Post. Les dix autres personnes présentes étaient des applications de prise de notes dotées d'une intelligence artificielle qui s'étaient associées pour enregistrer, transcrire et résumer la réunion.
D'autres représentaient des humains qui avaient refusé de se présenter mais qui avaient envoyé à leur place un robot qui écoutait mais ne pouvait pas parler. Le déséquilibre homme-machine a fait craindre à Sellers que la soif moderne d'optimisation par l'IA ne commence à entraver l'interaction humaine.
« Je veux parler aux gens », a déclaré Sellers, qui dirige une agence de contenu pour les entrepreneurs à Birmingham, en Alabama. « Je ne veux pas parler à une bande de preneurs de notes », a-t-il ajouté, avant de préciser qu'il lui est arrivé d'envoyer un preneur de notes IA à des réunions à sa place.
Des expériences comme celle de Sellers deviennent de plus en plus courantes à mesure que les outils d'IA gagnent du terrain sur les lieux de travail des cols blancs, offrant des raccourcis qui permettent de gagner du temps, mais aussi de nouveaux problèmes d'étiquette sur le lieu de travail.
L’overdose de réunions virtuelles et la revanche de l’IA utilitaire
Depuis la généralisation du télétravail en 2020, la réunion en ligne est devenue un rituel quotidien, parfois pesant, souvent redondant. Ce qui devait incarner la modernité du travail connecté est vite devenu un symptôme de ses dérives : surcharge cognitive, interruptions permanentes, absence d’efficacité réelle. En 2025, un mouvement discret mais révélateur prend de l’ampleur : les employés n’assistent plus aux réunions… mais y envoient un bot à leur place.
Les principaux outils de travail tels que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet offrent des fonctions de prise de notes qui permettent d'enregistrer, de transcrire et d'utiliser l'IA pour résumer les réunions auxquelles une personne est invitée mais n'assiste pas. Une profusion de petites entreprises, comme otter.ai, propose des applications que les travailleurs peuvent utiliser pour envoyer des agents de réunion IA afin de capturer les appels d'une manière similaire. ChatGPT d'OpenAI a récemment ajouté un mode d'enregistrement qui peut fonctionner comme un preneur de notes de réunion.
Les raisons de cette aversion pour les réunions sont multiples :
- Manque de préparation et d'objectifs clairs : de nombreuses réunions démarrent sans ordre du jour précis, divaguent et se terminent sans conclusions ni plans d'action définis.
- Prise de notes fastidieuse et distrayante : l'obligation de prendre des notes pendant une réunion détourne l'attention des participants des discussions et nuit à leur engagement.
- Participants non essentiels : des personnes sont souvent invitées à des réunions où leur présence n'est pas réellement nécessaire, entraînant une perte de temps pour tous.
- Monologues et domination de la parole : certaines réunions sont dominées par quelques individus, empêchant les autres de s'exprimer et limitant la diversité des perspectives.
- Difficulté de suivi et de mise en œuvre : les décisions prises lors des réunions sont parfois mal documentées ou oubliées, rendant le suivi et la mise en œuvre difficiles.
Selon une étude de McKinsey publiée en 2024, un cadre sur deux affirme que la majorité de ces échanges pourraient être remplacés par un document ou un e-mail. En parallèle, les chercheurs observent une hausse du « Zoom fatigue » : cette lassitude cognitive propre aux réunions vidéo, exacerbée par l’hypervigilance sociale et le manque d’interactions...
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