Fatigués des visioconférences, de plus en plus de salariés envoient des IA assister aux réunions en ligne à leur place,

Se contentant de comptes rendus générés automatiquement

Fatigués des visioconférences, de plus en plus de salariés envoient des IA assister aux réunions en ligne à leur place,
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En 2025, les réunions en ligne, devenues omniprésentes depuis la pandémie, ne font toujours pas l’unanimité. Si certains les voient comme une nécessité, beaucoup les vivent comme une corvée chronophage, source de fatigue et de distraction. Face à cette lassitude généralisée, une solution inattendue émerge : déléguer sa présence à une IA. Des milliers de travailleurs envoient désormais un agent conversationnel (un « bot preneur de notes ») assister à leur place. L’ère du ghost attendee (littéralement participant fantôme) est là, et elle bouscule profondément les normes du travail collaboratif.

Contexte

Des agents conversationnels dopés à l’intelligence artificielle se connectent donc désormais à Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, écoutent les échanges, transcrivent tout, résument les décisions et envoient un rapport synthétique à leur utilisateur. Une délégation numérique qui soulève autant d’enthousiasme que de controverses. Assistons-nous à une simple évolution technologique, ou à une rébellion silencieuse contre une culture managériale à bout de souffle ?

« Je veux parler aux gens »

Clifton Sellers a assisté le mois dernier à une réunion Zoom où les robots étaient plus nombreux que les humains. Il a compté six personnes à l'appel, y compris lui-même, a raconté Sellers dans une interview avec le Washington Post. Les dix autres personnes présentes étaient des applications de prise de notes dotées d'une intelligence artificielle qui s'étaient associées pour enregistrer, transcrire et résumer la réunion.

D'autres représentaient des humains qui avaient refusé de se présenter mais qui avaient envoyé à leur place un robot qui écoutait mais ne pouvait pas parler. Le déséquilibre homme-machine a fait craindre à Sellers que la soif moderne d'optimisation par l'IA ne commence à entraver l'interaction humaine.

« Je veux parler aux gens », a déclaré Sellers, qui dirige une agence de contenu pour les entrepreneurs à Birmingham, en Alabama. « Je ne veux pas parler à une bande de preneurs de notes », a-t-il ajouté, avant de préciser qu'il lui est arrivé d'envoyer un preneur de notes IA à des réunions à sa place.

Des expériences comme celle de Sellers deviennent de plus en plus courantes à mesure que les outils d'IA gagnent du terrain sur les lieux de travail des cols blancs, offrant des raccourcis qui permettent de gagner du temps, mais aussi de nouveaux problèmes d'étiquette sur le lieu de travail.

L’overdose de réunions virtuelles et la revanche de l’IA utilitaire

Depuis la généralisation du télétravail en 2020, la réunion en ligne est devenue un rituel quotidien, parfois pesant, souvent redondant. Ce qui devait incarner la modernité du travail connecté est vite devenu un symptôme de ses dérives : surcharge cognitive, interruptions permanentes, absence d’efficacité réelle. En 2025, un mouvement discret mais révélateur prend de l’ampleur : les employés n’assistent plus aux réunions… mais y envoient un bot à leur place.

Les principaux outils de travail tels que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet offrent des fonctions de prise de notes qui permettent d'enregistrer, de transcrire et d'utiliser l'IA pour résumer les réunions auxquelles une personne est invitée mais n'assiste pas. Une profusion de petites entreprises, comme otter.ai, propose des applications que les travailleurs peuvent utiliser pour envoyer des agents de réunion IA afin de capturer les appels d'une manière similaire. ChatGPT d'OpenAI a récemment ajouté un mode d'enregistrement qui peut fonctionner comme un preneur de notes de réunion.

Les raisons de cette aversion pour les réunions sont multiples :

• Manque de préparation et d'objectifs clairs : de nombreuses réunions démarrent sans ordre du jour précis, divaguent et se terminent sans conclusions ni plans d'action définis.
• Prise de notes fastidieuse et distrayante : l'obligation de prendre des notes pendant une réunion détourne l'attention des participants des discussions et nuit à leur engagement.
• Participants non essentiels : des personnes sont souvent invitées à des réunions où leur présence n'est pas réellement nécessaire, entraînant une perte de temps pour tous.
• Monologues et domination de la parole : certaines réunions sont dominées par quelques individus, empêchant les autres de s'exprimer et limitant la diversité des perspectives.
• Difficulté de suivi et de mise en œuvre : les décisions prises lors des réunions sont parfois mal documentées ou oubliées, rendant le suivi et la mise en œuvre difficiles.

Selon une étude de McKinsey publiée en 2024, un cadre sur deux affirme que la majorité de ces échanges pourraient être remplacés par un document ou un e-mail. En parallèle, les chercheurs observent une hausse du « Zoom fatigue » : cette lassitude cognitive propre aux réunions vidéo, exacerbée par l’hypervigilance sociale et le manque d’interactions naturelles.

C'est dans ce contexte de saturation et de frustration que l'IA émerge comme une solution prometteuse, offrant des moyens novateurs de repenser l'efficacité des réunions.


Productivité augmentée ou délégation abusive ? Les avis divergent

Pour les partisans de cette pratique, l’argument est simple : l’efficacité prime sur la présence. Pourquoi perdre une heure à écouter passivement des informations quand on peut en lire le résumé bien plus vite ? Le bot devient ici un outil d’optimisation, et non un substitut au sens traditionnel.

Mais d’autres y voient une dérive inquiétante, symptomatique d’un désengagement progressif vis-à-vis du collectif. Participer à une réunion, ce n’est pas seulement recevoir de l’information : c’est interagir, questionner, influencer. Un bot ne défend pas vos intérêts. Il n’argumente pas, ne nuance pas, ne négocie pas.

Lorsque des bots preneurs de notes sont utilisés lors d'une réunion virtuelle, les participants en sont généralement informés par une notification dans l'application de réunion ou peuvent voir les preneurs de notes listés parmi les participants. Les organisateurs de la réunion peuvent généralement activer ou désactiver certaines fonctions ou expulser les preneurs de notes lorsqu'ils se présentent comme des participants distincts, mais les autres participants peuvent ne pas être en mesure de contrôler le moment où les preneurs de notes sont utilisés.

Par ailleurs, certains preneurs de notes écoutent l'audio sur l'ordinateur d'une personne sans se joindre aux appels, ce qui les rend invisibles pour les autres participants à la réunion.

Plus que de simples preneurs de notes, l'arrivée de ces IA dans les réunions pose aussi des questions complexes

La première vague d'outils d'IA pour les réunions s'est concentrée sur l'automatisation de la prise de notes. Ces assistants virtuels, qu'ils se présentent sous la forme de logiciels discrets ou de « bots » rejoignant les appels vidéo, sont capables d'enregistrer et de transcrire les discussions en temps réel. Cependant, leur utilité ne s'arrête pas là. Les assistants de réunion IA modernes sont dotés de fonctionnalités de plus en plus sophistiquées :

• Transcription et attribution des intervenants : ils peuvent identifier et étiqueter les différents locuteurs, facilitant la compréhension du déroulement de la conversation.
• Résumé et identification des points clés : après la réunion, l'IA génère des résumés concis, mettant en évidence les décisions prises, les éléments d'action, les questions soulevées et les principaux sujets abordés. Certains outils permettent même de personnaliser la longueur et le niveau de détail des résumés.
• Extraction d'informations et analyse sémantique : des fonctionnalités avancées permettent d'extraire des informations spécifiques (noms, dates, chiffres, lieux), d'analyser le sentiment des participants ou de suivre la fréquence des mots-clés pour identifier les thèmes dominants.
• Création automatique de plans d'Action et de suivis : l'IA peut identifier les engagements pris pendant la réunion et les transformer en tâches assignées avec des dates limites, facilitant le suivi et la responsabilisation.
• Intégration avec les outils de productivité : ces assistants s'intègrent généralement avec les calendriers, les plateformes de messagerie, les outils de gestion de projet et les CRM, centralisant l'information et fluidifiant les flux de travail.
• Recherche et consultation des archives de réunions : toutes les transcriptions, les résumés et les informations extraites sont stockées et peuvent être facilement consultées ultérieurement, créant une base de connaissances précieuse.

Parmi les nombreux acteurs de ce marché en pleine expansion, des outils comme Fireflies.ai, Otter.ai, Krisp, MeetGeek, Read AI et Jamie se distinguent par leurs fonctionnalités et leur facilité d'utilisation. De plus, les géants de la technologie comme Zoom (avec AI Companion), Microsoft Teams (avec Copilot) et Google Meet (avec Gemini Enterprise) intègrent désormais des capacités d'IA natives, rendant ces technologies encore plus accessibles.


L’arrivée des bots dans les réunions pose aussi des questions complexes :

• Confidentialité : les conversations internes sont-elles en sécurité lorsqu’elles sont traitées par une IA hébergée sur le cloud ?
• Consentement : faut-il prévenir les participants qu’un bot est présent ? En vertu du RGPD et des réglementations locales, la réponse est souvent oui.
• Responsabilité : si une action est mal interprétée ou oubliée par le bot, qui en porte la faute ?
• Équité : que se passe-t-il si certains peuvent envoyer un bot et d’autres non ? Un déséquilibre peut s’installer au sein des équipes.

Certaines directions d’entreprise ont déjà pris position en interdisant l’usage de bots dans certaines réunions. D’autres cherchent à intégrer ces outils dans leur gouvernance, en fixant des chartes claires d’usage.

Conclusion

Le recours croissant aux bots preneurs de notes dans les réunions ne relève pas seulement de l’innovation technologique. C’est un baromètre du malaise managérial contemporain. Trop de réunions mal conçues, trop peu de sens collectif, trop d’injonctions contradictoires entre performance individuelle et participation obligatoire.

Si « personne n'aime les réunions » reste un sentiment largement partagé, l'arrivée de l'IA pourrait modifier les règles du jeu : certains estiment qu'en automatisant les tâches fastidieuses, en améliorant la communication et en fournissant des informations précieuses, l'IA a le potentiel de transformer les réunions d'obligations chronophages en moments de collaboration efficaces et productifs.

Sources : interview de Clifton Sellers, étude de McKinsey, Google

Et vous ?

Votre entreprise tient-elle des réunions en présentiel ou y a-t-il également des réunions virtuelles ? Dans le deuxième cas, pouvez-vous nous parler de leur fréquence ?

Êtes-vous pour ou contre les bots dans les réunions en ligne ? Pourquoi ?

Peut-on vraiment considérer qu’on a « participé » à une réunion si seule notre IA y était ?

Un compte-rendu généré par une IA suffit-il à garantir une bonne compréhension des enjeux d'une réunion ?

Est-ce que déléguer sa présence à une IA est une preuve d’efficacité… ou un signe de désengagement ?

L'utilisation de « bots » participants risque-t-elle de déshumaniser les interactions professionnelles, ou au contraire, de libérer les participants pour des échanges plus qualitatifs ?

Faut-il rendre obligatoire la transparence : prévenir les autres participants qu’un bot est présent ?

Peut-on vraiment faire confiance à une IA pour transcrire fidèlement des propos sensibles ou stratégiques ?

Le vrai problème, est-ce la présence à la réunion… ou le manque d’intérêt de son contenu ? Les IA révèlent-elles que nos réunions ne sont souvent que des simulacres d’efficacité ?