L'IA écoute vos réunions et surveille ce que vous dites. Un logiciel de transcription de réunions basé sur l'IA a partagé automatiquement des conversations privées, et des blagues grossières, avec des clients

L'IA écoute vos réunions et surveille ce que vous dites. Un logiciel de transcription de réunions basé sur l'IA a partagé automatiquement des conversations privées, et des blagues grossières, avec des clients

Les assistants d'IA intégrés aux plateformes de visioconférence se popularisent. De plus en plus d'employés délèguent leur présence aux réunions à une IA. Et cette dernière se charge d'écouter les discussions, résumer les décisions et envoyer un rapport synthétique à l'utilisateur. Il s'agit d'une aide précieuse pour les personnes qui considèrent les réunions comme une corvée chronophage. Toutefois, ces bots posent des défis inattendus en matière de confidentialité. Lors des réunions, ils captent tout, y compris les commentaires privés que vous ne souhaitez pas divulguer, et peuvent les diffuser aux autres participants de la réunion, voire aux clients.

Depuis la généralisation du télétravail en 2020, la réunion en ligne est devenue un rituel quotidien, parfois pesant, souvent redondant. Ce qui devait incarner la modernité du travail connecté est vite devenu un symptôme de ses dérives : surcharge cognitive, interruptions permanentes et absence d’efficacité réelle. En 2025, un mouvement discret, mais révélateur prend de l’ampleur : les employés n’assistent plus aux réunions ; ils y envoient une IA à leur place.

Les principaux outils de travail tels que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet offrent des fonctions de prise de notes qui permettent d'enregistrer, de transcrire et d'utiliser l'IA pour résumer les réunions auxquelles une personne est invitée, mais n'assiste pas. Une profusion de petites entreprises, comme Otter.ai, propose des applications que les travailleurs peuvent utiliser pour envoyer des agents de réunion afin de capturer les appels d'une manière similaire.


Ces preneurs de notes pilotés par l'IA enregistrent les échanges, les transcrivent et génèrent des résumés automatiques, pour faciliter le suivi des discussions et des tâches. Si ces fonctionnalités sont perçues comme des gains de productivité, de nouveaux risques en matière de confidentialité émergent.

De récents rapports mettent en lumière des situations où des propos informels, des plaisanteries ou des commentaires privés ont été capturés par l’IA, puis intégrés dans des comptes rendus de réunion partagés avec l’ensemble des participants, voire avec des clients. Par exemple, dans une situation rapportée par le Wall Street Journal, une remarque ironique sur un « prince nigérian » a été mal interprétée par l'agent d'IA et transmise, provoquant un malaise.

Quand les assistants d'IA dans les réunions captent plus que prévu

Tiffany N. Lewis craignait d'être victime d'une arnaque. Un client potentiel l'avait contactée pour travailler avec son agence de marketing numérique à titre gracieux, mais son message avait été directement envoyé dans les spams. Il avait ensuite annulé plusieurs rendez-vous prévus avec Tiffany Lewis. Était-il un fraudeur ? Lorsque le client lui a demandé de le revoir, Tiffany Lewis l'a ajouté à un appel qu'elle était déjà en train de passer avec son assistant.

Avant qu'il ne se joigne à eux, Tiffany Lewis a plaisanté : « est-ce que c'est un prince nigérian ? » Malgré les signaux d'alerte, le client s'est avéré être une personne légitime. Tiffany Lewis était soulagée, jusqu'à ce qu'elle réalise que son nouveau client avait reçu un résumé complet de l'appel dans sa boîte de réception, y compris sa remarque sur le « prince nigérian ». Elle utilisait un outil de prise de notes basé sur l'IA pendant toute la durée de l'appel.

« J'ai eu beaucoup de chance que la personne avec laquelle je travaillais ait un bon sens de l'humour », a déclaré Tiffany Lewis, qui vit à Stow, dans l'Ohio. Dans certains exemples, de simples discussions sur de la nourriture ou des préférences personnelles se sont aussi retrouvées dans des résumés officiels.

Nicole et Tim Delger dirigent une agence de branding à Nashville appelée Studio Delger. Après une réunion d'affaires à la fin de l'année dernière, ils ont reçu un résumé généré par l'assistant d'IA de Zoom qui n'avait clairement rien à voir avec le travail. L'IA a capté leur échange sur leurs préférences pour le déjeuner.

« Le studio a discuté de la possibilité de se procurer les ingrédients pour les sandwichs chez Publix », indiquait l'un des points. Autre point important : « n'aime pas la soupe ». Leur client ne s'est jamais présenté à la réunion, et le studio a passé son temps à discuter de ce qu'il fallait préparer pour le déjeuner. « C'était la première fois qu'une conversation privée était enregistrée », a déclaré Nicole. Heureusement, le résumé n'a pas été transmis au client.

Les bots preneurs de notes ne comprennent pas toujours le contexte

Andrea Serra, coordinatrice de stratégie comptable dans une agence de communication, en a fait l'expérience. Dans une transcription, un bot preneur de notes l'a surprise en train de décrire sa frustration à l'égard du nouveau Whole Foods de son quartier ; bien qu'elle ait défini ses préférences pour que les notes ne soient envoyées qu'à l'hôte, elle a partagé le compte rendu de l'IA avec deux autres personnes participant à l'appel pour les faire rire.

Un autre résumé de réunion comportait des points où elle discutait du fait qu'elle avait failli brûler sa cuisine en essayant de préparer une nouvelle recette à base de patates douces. Bien que la supérieure d'Andrea Serra, Debora Lima, ait espéré que les résumés générés par l'IA réduiraient la charge de travail de l'équipe, elle attend toujours que la technologie s'améliore. En attendant, elle et ses collègues les ont adoptés comme « source de divertissement ».

En parcourant les notes d'une réunion qu'elle avait récemment organisée, Debora Lima a remarqué l'expression « hey cutie pie » dans la transcription. Debora Lima a déclaré qu'il devrait y avoir un canal Slack à l'échelle de l'entreprise pour leur permettre d'archiver les exemples les plus drôles.

John Barentine, astronome et consultant à Tucson, en Arizona, n'utilise pas de bots preneurs de notes, mais a participé à de nombreux appels avec ces assistants. Il a récemment été surpris par le résumé d'un appel généré par une IA qui lui a été envoyé. L'assistant d'IA a notamment capturé et résumé la conversation informelle au début de l'appel. Le résumé disait : « John Barentine note avec humour qu'il existe une dose mortelle d'eau pour les humains ».

John Barentine a expliqué qu'il discutait des inondations dévastatrices au Texas avec un client ; l'IA avait complètement mal compris le contexte. Il dit qu'il est désormais plus enclin à utiliser la fonction de chat privé lors des réunions plutôt que de parler à voix haute pendant que l'IA écoute. « Au moins, je sais que si je fais une remarque à quelqu'un en privé pour l'instant, elle ne sera pas enregistrée par le preneur de notes IA », a déclaré John Barentine.

Productivité augmentée ou délégation abusive ? Les avis divergent

Pour les partisans de cette nouvelle pratique, l’argument est simple : l’efficacité prime sur la présence. Pourquoi perdre une heure à écouter passivement des informations quand on peut en lire le résumé bien plus vite ? Le bot devient ici un outil d’optimisation, et non un substitut au sens traditionnel. Mais d’autres y voient une dérive inquiétante, symptomatique d’un désengagement progressif vis-à-vis du collectif, ce qui pourrait nuire au travail d'équipe.

Participer à une réunion, ce n’est pas seulement recevoir de l’information : c’est interagir, questionner, influencer. Un assistant d'IA qui vous remplace ne défend pas vos intérêts. Il n’argumente pas, ne nuance pas, ne négocie pas. Certains critiques soulignent également les risques en matière de sécurité.

L'IA dans les réunions : un enjeu de transparence et de confidentialité

Ces incidents révèlent un problème plus large : les participants ne sont pas toujours pleinement conscients de l’étendue des enregistrements. Certains assistants d'IA signalent aux participants qu'une réunion est enregistrée et transcrite. L'assistant de Zoom affiche une boîte de dialogue en haut de l'écran pour informer les participants lorsqu'il est activé. Tant qu'il est actif, une icône en forme de losange clignote dans le coin supérieur droit de la réunion.

Les participants peuvent également demander à l'hôte de désactiver l'assistant d'IA. La fonction de prise de notes de Google Meet fonctionne de manière similaire ; seuls les hôtes de la réunion ou les employés de l'organisation hôte ont la possibilité de l'activer ou de la désactiver. Lorsqu'elle est activée, les participants à la réunion voient une notification et entendent un signal sonore, et une icône en forme de crayon bleu apparaît dans le coin supérieur droit.

Cependant, même si des icônes signalent les bots preneurs de notes sont actifs lors d'une réunion, des participants oublient parfois que tout ce qu’ils disent pourrait être retenu et partagé avec leurs collègues ou les clients. Cela crée un climat où la spontanéité est freinée et où la prudence s’impose, parfois à l’excès.

Kelsey Ogletree, directrice générale d'une plateforme technologique pour les professionnels des médias, a reçu un résumé généré par l'assistant d'IA de Zoom. Intitulé « La matinée désordonnée de Monty », il décrit comment son chien, Monty, avait mangé les restes de nourriture sur le comptoir et vomi dans la maison. Il poursuivait en disant que « Kelsey était dégoûtée par l'incident et envisageait de laver la tête de Monty avec du liquide vaisselle Dawn ».

Il s'agissait d'une conversation entre elle et son mari, qui est également son partenaire commercial. (Et Monty est un chat, pas un chien.) Les experts appellent à une meilleure gestion de ces outils, en insistant sur l’importance de la transparence, du consentement et de la possibilité de désactiver l’IA selon le contexte. Il est également suggéré d’utiliser des canaux privés ou des moyens de communication parallèles pour les échanges sensibles ou informels.

Conclusion

Le recours croissant aux bots preneurs de notes dans les réunions en ligne ne relève pas seulement de l’innovation technologique. C’est un baromètre du malaise managérial contemporain. Trop de réunions mal conçues, trop peu de sens collectif, trop d’injonctions contradictoires entre performance individuelle et participation obligatoire. L'arrivée de cette fonction a facilité la tâche aux personnes lassées d'assister à des réunions à longueur de journée.

Cependant, avant que les participants à une réunion virtuelle ne se connectent, ou lorsqu'un collègue demande à un autre de rester en retrait pour discuter d'un sujet distinct, les bots preneurs de notes peuvent capter les échanges informels et les discussions privées destinées à un public restreint, puis diffuser des citations directes à tous les participants à la réunion. Ce qui pose un réel problème de confidentialité dans le cadre des échanges sensibles.

En résumé, l’IA dans les réunions peut améliorer l’efficacité, mais elle oblige chacun à surveiller ses paroles. La frontière entre productivité et intrusion devient floue, et les entreprises doivent trouver un équilibre entre technologie et respect des interactions humaines. Il est peut-être temps de considérer chaque instant d'une réunion comme officiel, sous peine de voir vos conversations « officieuses » figurer dans le compte rendu de la réunion.

Source : WSJ

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L'IA ne comprend pas toujours le contexte et captent parfois les échanges informels, puis les divulgue. Qu'en pensez-vous ?
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