Les assistants d'IA intégrés aux plateformes de visioconférence se popularisent. De plus en plus d'employés délèguent leur présence aux réunions à une IA. Et cette dernière se charge d'écouter les discussions, résumer les décisions et envoyer un rapport synthétique à l'utilisateur. Il s'agit d'une aide précieuse pour les personnes qui considèrent les réunions comme une corvée chronophage. Toutefois, ces bots posent des défis inattendus en matière de confidentialité. Lors des réunions, ils captent tout, y compris les commentaires privés que vous ne souhaitez pas divulguer, et peuvent les diffuser aux autres participants de la réunion, voire aux clients.Depuis la généralisation du télétravail en 2020, la réunion en ligne est devenue un rituel quotidien, parfois pesant, souvent redondant. Ce qui devait incarner la modernité du travail connecté est vite devenu un symptôme de ses dérives : surcharge cognitive, interruptions permanentes et absence d’efficacité réelle. En 2025, un mouvement discret, mais révélateur prend de l’ampleur : les employés n’assistent plus aux réunions ; ils y envoient une IA à leur place.
Les principaux outils de travail tels que Zoom, Microsoft Teams et Google Meet offrent des fonctions de prise de notes qui permettent d'enregistrer, de transcrire et d'utiliser l'IA pour résumer les réunions auxquelles une personne est invitée, mais n'assiste pas. Une profusion de petites entreprises, comme Otter.ai, propose des applications que les travailleurs peuvent utiliser pour envoyer des agents de réunion afin de capturer les appels d'une manière similaire.
Ces preneurs de notes pilotés par l'IA enregistrent les échanges, les transcrivent et génèrent des résumés automatiques, pour faciliter le suivi des discussions et des tâches. Si ces fonctionnalités sont perçues comme des gains de productivité, de nouveaux risques en matière de confidentialité émergent.
De récents rapports mettent en lumière des situations où des propos informels, des plaisanteries ou des commentaires privés ont été capturés par l’IA, puis intégrés dans des comptes rendus de réunion partagés avec l’ensemble des participants, voire avec des clients. Par exemple, dans une situation rapportée par le Wall Street Journal, une remarque ironique sur un « prince nigérian » a été mal interprétée par l'agent d'IA et transmise, provoquant un malaise.
Quand les assistants d'IA dans les réunions captent plus que prévu
Tiffany N. Lewis craignait d'être victime d'une arnaque. Un client potentiel l'avait contactée pour travailler avec son agence de marketing numérique à titre gracieux, mais son message avait été directement envoyé dans les spams. Il avait ensuite annulé plusieurs rendez-vous prévus avec Tiffany Lewis. Était-il un fraudeur ? Lorsque le client lui a demandé de le revoir, Tiffany Lewis l'a ajouté à un appel qu'elle était déjà en train de passer avec son assistant.
Avant qu'il ne se joigne à eux, Tiffany Lewis a plaisanté : « est-ce que c'est un prince nigérian ? » Malgré les signaux d'alerte, le client s'est avéré être une personne légitime. Tiffany Lewis était soulagée, jusqu'à ce qu'elle réalise que son nouveau client avait reçu un résumé complet de l'appel dans sa boîte de réception, y compris sa remarque sur le « prince nigérian ». Elle utilisait un outil de prise de notes basé sur l'IA pendant toute la durée de l'appel.
« J'ai eu beaucoup de chance que la personne avec laquelle je travaillais ait un bon sens de l'humour », a déclaré Tiffany Lewis, qui vit à Stow, dans l'Ohio. Dans certains exemples, de simples discussions sur de la nourriture ou des préférences personnelles se sont aussi retrouvées dans des résumés officiels.
Nicole et Tim Delger dirigent une agence de branding à Nashville appelée Studio Delger. Après une réunion d'affaires à la fin de l'année dernière, ils ont reçu un résumé généré par l'assistant d'IA de Zoom qui n'avait clairement rien à voir avec le travail. L'IA a capté leur échange sur leurs préférences pour le déjeuner.
« Le studio a discuté de la possibilité de se procurer les ingrédients pour les sandwichs chez Publix », indiquait l'un des points. Autre point important : « n'aime pas la soupe ». Leur client ne s'est jamais présenté à la réunion, et le studio a passé son temps à discuter de ce qu'il fallait préparer pour le déjeuner. « C'était la première fois qu'une conversation privée était enregistrée », a déclaré Nicole. Heureusement, le résumé n'a pas été transmis au client.
Les bots preneurs de notes ne comprennent pas toujours le contexte
Andrea Serra, coordinatrice de stratégie comptable dans une agence de communication, en a fait l'expérience. Dans une transcription, un bot preneur de notes l'a surprise en train de décrire sa frustration à l'égard du nouveau Whole Foods de son quartier ; bien qu'elle ait défini ses préférences pour que les notes ne soient envoyées qu'à l'hôte, elle a partagé le compte rendu de l'IA avec deux autres personnes participant à l'appel...
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