Google annonce une mise à jour massive de sa suite Workspace, suralimentant ses applications Workspace Docs, Sheets, Slides et Drive avec des fonctionnalités alimentées par l'IA Gemini

Google a annoncé une mise à jour majeure de sa suite Workspace, qui va booster ses applications Workspace (Docs, Sheets, Slides et Drive) grâce aux fonctionnalités alimentées par l'intelligence artificielle (IA) Gemini. Celle-ci est désormais intégrée en tant que « partenaire collaboratif ». La mise à jour introduit une création automatisée de documents, une analyse de données de niveau professionnel et une méthode plus intelligente pour effectuer des recherches dans Google Drive. Cette initiative vise à permettre à l'IA d'extraire des informations à partir d'e-mails, de chats et de fichiers afin de créer des produits finis en quelques secondes.

Google Workspace (anciennement G Suite et Google Apps) est un ensemble d'outils, de logiciels et de produits de cloud computing, de productivité et de collaboration développés et commercialisés par Google. Il comprend Gmail, Contacts, Agenda, Meet et Chat pour la communication ; Drive pour le stockage ; et la suite Google Docs Editors pour la création de contenu. Un panneau d'administration est fourni pour gérer les utilisateurs et les services. Selon l'édition, Google Workspace peut également inclure le tableau blanc interactif numérique Jamboard et une option d'achat de modules complémentaires tels que le service de téléphonie Voice.

« Aujourd'hui, nous rendons Gemini dans Docs, Sheets, Slides et Drive plus personnel, plus performant et plus collaboratif afin de vous aider à accomplir vos tâches plus rapidement. Lorsque vous sélectionnez vos sources, Gemini peut désormais extraire les informations pertinentes de vos fichiers, e-mails et du Web afin de relier les points en toute sécurité et de révéler des informations utiles, tout en protégeant vos données », a déclaré Google dans un article de blog.


Google Docs : de la page blanche au brouillon final

Gemini peut désormais aider les utilisateurs à créer des documents personnalisés dans leur style préféré, grâce à des informations contextuelles et à de nouvelles fonctionnalités d'édition. Le nouvel outil « Help me create » (Aide-moi à créer) de Google Docs est conçu pour agir comme un assistant de recherche et un rédacteur.

Obtenir instantanément une première ébauche : au lieu de partir de zéro, l'utilisateur peut demander à Gemini de synthétiser une première ébauche à partir de fichiers spécifiques stockés dans leur Drive ou de conversations précédentes dans Gmail. Il peut par exemple décrire « rédiger un bulletin d'information pour notre association de quartier en utilisant le compte rendu de ma réunion du syndicat de copropriété de janvier et la liste des événements à venir », pour obtenir une première ébauche personnalisée à partir de ses fichiers pertinents.

Peaufiner et perfectionner : l'utilisateur peut demander à Gemini d'affiner certaines sections, de renforcer son message et de développer ses idées. Il peut mettre en évidence des sections spécifiques ou modifier l'ensemble de son document en une seule fois à l'aide d'une instruction telle que « rendez ce document plus professionnel tout en conservant un ton énergique ».


Harmoniser facilement le ton et le format : une fois le brouillon prêt, l'utilisateur peut utiliser la fonction « Harmoniser le style d'écriture » (Match writing style) pour uniformiser le ton et le style du document afin qu'il reflète sa personnalité. Gemini va alors analyser le document et modifier le texte afin d'assurer la cohérence du ton. L'utilisateur peut également utiliser la fonction « Harmoniser le format du document » (Match doc format) pour mettre en forme les nouveaux documents afin qu'ils correspondent à la structure et au style des modèles existants. Par exemple, si l'utilisateur trouve un modèle d'itinéraire de voyage qui lui plaît, Gemini dans Docs peut instantanément le remplir avec les propres informations de voyage tirées des e-mails de l'utilisateur, telles que ses informations de vol, les détails de son hôtel et ses réservations de voiture de location.

Google Sheets acquiert la connaissance des formules

Google positionne Sheets comme un outil qui ne nécessite plus de connaissances approfondies en matière de formules. Gemini dans Sheets est présenté comme un partenaire collaboratif qui crée, organise et modifie des feuilles entières, des tâches de base à l'analyse de données complexes. Selon les tests internes de Google, Gemini dans Sheets a atteint un taux de réussite de 70,48 % pour les tâches complexes liées aux feuilles de calcul.

Créer des feuilles de calcul plus facilement : il suffit à l'utilisateur d'indiquer à Gemini ce sur quoi il travaille, par exemple « organise mon déménagement prochain à Chicago. Crée une liste de contrôle pour faire mes cartons pièce par pièce, une liste de contacts pour les services publics et une feuille de calcul pour suivre les devis des entreprises de déménagement dans ma boîte de réception », et Gemini mettra en place l'ensemble du projet, en s'appuyant sur les informations pertinentes contenues dans les e-mails et fichiers de l'utilisateur. Dans le cas où l'utilisateur dispose d'un tableur existant qui a besoin d'être amélioré, Gemini peut également l'aider à le développer, en ajoutant des tableaux, des tableaux de bord, etc.


Remplir les données manquantes : pour les tâches plus complexes, le fonctionnalité « Remplir avec Gemini » (Fill with Gemini) peut désormais déduire l'intention d'un utilisateur afin de remplir automatiquement des tableaux, générer du texte personnalisé, classer et résumer les données ou accéder à des informations en temps réel à partir de Google Search. Par exemple, lorsqu'un utilisateur postule dans une l'université, il dispose probablement d'un outil de suivi pour toutes les informations relatives à sa candidature. Au lieu d'avoir à rechercher manuellement la date limite, les frais de scolarité et d'autres informations pour chaque établissement, il peut remplir les en-têtes de colonne avec les informations souhaitées, puis faire glisser vers le bas pour laisser Gemini remplir le tableau à sa place à partir des informations pertinentes trouvées sur le Web.

Google affirme que cette dernière fonctionnalité est 9 fois plus rapide que la saisie manuelle des données. De plus, de nouveaux outils d'« optimisation » permettent aux utilisateurs de résoudre des problèmes logiques complexes, tels que la maximisation des profits dans un planning d'employés, à l'aide d'un langage naturel simple.

Google Slides : du concept à la présentation finale

Pour les présentations, Google affirme que Gemini se charge désormais de la partie la plus fastidieuse de la conception. Que l'on parte d'une simple esquisse ou d'une consigne détaillée, Gemini dans Slides peut aider les utilisateurs à générer des mises en page professionnelles, des diagrammes entièrement modifiables et des présentations complètes à partir de zéro, en se chargeant de la conception et de la mise en forme.

Créer une diapositive entièrement modifiable : grâce aux mises à jour apportées à la génération de diapositives, les utilisateurs peuvent désormais demander à Gemini de créer une nouvelle diapositive dans leur présentation qui s'aligne sur son thème général et extrait le contexte de ses fichiers, e-mails et du Web. Si une diapositive ne convient pas tout à fait à un utilisateur, il peut simplement demander à Gemini de l'aider à la modifier, par exemple en lui demandant « d'harmoniser les couleurs avec le reste de ma présentation » ou « de la simplifier ».


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